MEMO N°65 1 MARS – la nouvelle fiche de paie

 FICHE MEMO N°65 – 1 mars 2016 : la nouvelle fiche de paie

Un décret et un arrêté, parus au Journal officiel du 26 février 2016, prévoient un nouveau modèle de fiche de paie et la mise en place d’un référentiel des intitulés de paie. Dès le 1er mars 2016, les employeurs pourront utiliser la nouvelle fiche de paie.

L’employeur doit remettre un bulletin de paie (ou bulletin de salaire) au salarié. Le document doit comporter diverses mentions, obligatoires ou facultatives. Certaines mentions sont interdites.

Close-up Of A Businessperson’s Hand Opening Envelope With Paycheck Over Wooden Desk

POUR MEMOIRE :

Tout salarié doit recevoir un bulletin de paie lors du paiement du salaire, quel que soit le nombre de ses employeurs, le montant et la nature de ses rémunérations, la forme du contrat…

L’employeur doit remettre le bulletin de paie dans les conditions suivantes :

• soit en main propre,
• soit par courrier,
• soit par voie électronique, à condition que le salarié ait donné son accord, et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.

Si l’employeur ne le remet pas régulièrement, il peut être condamné à des dommages-intérêts et à une amende pénale.

L’employeur est tenu de conserver un double du bulletin de salaire (sous forme papier ou électronique) pendant au moins 5 ans.

  Attention :

En cas de perte du bulletin de paie, le salarié peut demander à l’employeur qu’il lui en délivre un double, mais aucune disposition légale n’oblige l’employeur à le faire.

Le bulletin de paie doit comporter les éléments suivants :

• nom, adresse de l’employeur et, le cas échéant, désignation de l’établissement dont dépend le salarié,
• référence de l’Urssaf auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale, numéro de Siret et numéro du code Naf,
• intitulé de la convention collective applicable (à défaut, références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail),
• nom et emploi du salarié, position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable,
• période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire (en distinguant les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires ou pour toute autre cause et en mentionnant le taux horaire appliqué),
• pour les salariés sous convention de forfait, nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire,

• indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail,

• nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (primes, avantages en nature…),
• montant de la rémunération brute du salarié,
• nature et montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales…),
• montant de la somme nette versée au salarié et date de paiement,
• dates de congés payés et montant de l’indemnité correspondante quand une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée,
• montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transports personnels,
• mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée.

Cotisations patronales de sécurité sociale

Le montant des cotisations patronales de sécurité sociale n’est pas une mention obligatoire.

Toutefois, lorsque cette mention ne figure pas sur le bulletin de paie, l’employeur est tenu de remettre au salarié un récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées qui peut être remis en fin d’année civile ou au début de l’année suivante.

Récapitulatif annuel

Le récapitulatif peut figurer sur le bulletin de paie ou sur un document distinct.

En cas de départ de l’entreprise en cours d’année, le récapitulatif peut être remis lors du départ du salarié.

Le bulletin de paie ne doit pas mentionner l’exercice du droit de grève, ni des fonctions de représentant du personnel.

La nature et le montant de la rémunération liée à l’activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée au bulletin de paie. C’est à l’employeur de l’établir et de la fournir au salarié.

Paris le 7 mars 2016